Za co powinniśmy płacić księgowym? (część 1)
Zacznijmy 2015 rok od refleksji natury ogólniejszej.
Zostawmy z boku kurs franka szwajcarskiego. Nie martwmy się o to, jaki będzie wzrost PKB w Polsce i Eurolandzie. Przestańmy się nawet ekscytować cenami na stacjach benzynowych.
Cieszmy się oczywiście z tego, z czego warto się cieszyć. Ale najwięcej satysfakcji powinny sprawiać nam nasze własne decyzje. Dobre decyzje. Mądre decyzje. W biznesie najczęściej one wynikają z wiedzy, często z doświadczenia, ale na pewno z inteligencji finansowej.
Zacznijmy ten rok ab ovo, lub – jak kto woli – od podstaw.
Jak często powtarzam, głównym celem (choć są też inne, ale mniej ważne) prowadzenia biznesu wcale nie jest osiąganie jak największych zysków, ale uzyskanie najlepszego z możliwych zwrotu z zainwestowanego kapitału.
Skrótowa biało-czarna ilustracja: dobrze jest zainwestować tysiąc i dostać z powrotem dwa tysiące; znacznie gorszy biznes to zainwestować sto tysięcy i dostać z powrotem sto dwadzieścia tysięcy. Mimo, ze kwota dochodu będzie większa, to jednak efektywność zainwestowanej kwoty znacznie niższa.
Aby to wiedzieć, a co ważniejsze – rozumieć – warto się zastanowić, czy, ile i – głównie – za co (!) powinniśmy płacić księgowym i innym specjalistom od finansów firmy.
Moje rekomendacje są następujące:
- Zakładasz własną działalność gospodarczą albo otwierasz mała spółkę osobową
A) Jeżeli w pierwszym okresie życia tego biznesu dopiero się rozkręcasz, masz małe obroty i małą ilość zdarzeń gospodarczych, to najlepiej byłoby nie płacić księgowemu nic! Poprowadź własną książkę przychodów sam; niech to robi Twój wspólnik albo żona, jednak z Twoim aktywnym udziałem. Znacznie korzystniej będzie zainwestować w 1-2 spotkania z ekspertem od finansów firmy, który Ci opowie o podstawowych mechanizmach ekonomiki firmy; doradzi, co i jak księgować, a czego lepiej do książki nie wprowadzać; podsunie parę kruczków i „patentów”, oczywiście legalnych i zgodnych z prawem. Oszczędzisz pieniądze i najszybciej zrozumiesz, co jest ważne, a na co szkoda czasu.
B) Jeżeli nie jesteś w stanie zmusić się osobiście do takiego wysiłku (rozumiem, rozumiem :)), to najgorsze co możesz zrobić, to zanosić dokumenty do byle jakiego biura rachunkowego. Co to jest byle jakie biuro? To takie, które weźmie od Ciebie papiery, zaksięguje je (zapewne we właściwy sposób), sporządzi deklarację podatkową i każe Ci ją zawieźć do urzędu skarbowego. I to będzie ich cały kontakt z Tobą. A Tobie potrzebny jest koniecznie księgowy, który będzie Ci tłumaczył: co? jak? dlaczego? Ty nie musisz mieć wiedzy wystarczającej, by zadawać mądre pytania, ale Twój księgowy – jeśli już go masz – poza wiedzą merytoryczną, będzie dobrym księgowym właśnie dlatego, że – z jego inicjatywy! – usiądzie z Tobą i przedyskutuje Twoje biznesowe działania i liczby z nich wynikające. Innemu nie warto płacić. Kiedy widzę ogłoszenia typu: księgowość za 50 zł, to wiem , co się za tym kryje; kryje się pustka intelektualna i zero pomocy w prowadzeniu biznesu. Płać nawet więcej, ale tylko dobremu księgowemu, bo warto; u takiego dostaniesz satysfakcjonująca stopę zwrotu :).
Swoje przepływy finansowe kontrolujesz sam, niewielkie obroty pozwalają Ci nawet intuicyjnie policzyć koszty i przychody, a kasę pewnie trzymasz w portfelu i na osobistym rachunku. Ale praktyczna wiedza jest bezcenna i warto za nią zapłacić.
Podsumowanie: na pierwszym etapie Twojego życia biznesowego i przy małej wielkości firmy ,jest Twój czas na naukę i zdobycie wiedzy – Twojej inteligencji finansowej.
- Jak wyżej, działalność gospodarcza albo spółka osobowa, ale od początku z dużą dynamiką biznesu.
Dla przeżycia Twojej firmy (ok. 70% firm upada w ciągu pierwszego roku swojego istnienia) ważne znaczenie ma uzyskiwanie operacyjnego zysku.
Umowny przykład: jeśli prowadzisz firmę handlową, to musisz taniej kupić a drożej sprzedać; a uzyskana nadwyżka powinna pokryć koszty stałe, np. wynajęty magazyn, podatki i Twój dochód.
Ale równie ważne, a nawet ważniejsze, to stałe utrzymywanie dodatniego cash flow, czyli takie prowadzenie biznesu, by w sposób ciągły posiadać żywą gotówkę na pokrycie bieżących rachunków i koniecznych płatności (80% upadłych firm ma zyskowny biznes, dobry produkt i klientów, ale nie ma gotówki w kasie!).
Dlatego osoba zajmująca się księgowością dla Twojej firmy, poza tym, ze musi być profesjonalna, aktywna i „doradcza”, jak pisałem wyżej – to musi mieć także nieco wiedzy i doświadczenia w finansach firmy, by mogła spełnić Twoje oczekiwania. A te minimalne oczekiwania powinny być jasne: na bieżąco prowadzone rozrachunki z klientami, należności i zobowiązania, oraz zbudowany na ich podstawie cash flow, tj. tabela przepływów finansowych, i to co najmniej na 4-6 tygodni do przodu!
Podsumowanie: warto płacić tylko takiemu księgowemu, który wie, co to jest cash flow i rozumie, dlaczego jest ważny. Jeżeli dostarczy Ci tylko listę faktur i ich terminy płatności, to zacznij szukać kogoś innego.
- Spółki kapitałowe.
Tu sprawa ma się jeszcze inaczej. Ale zamiast zaczynać kolejną stronę – daj sobie trochę czasu na przetrawienie powyższego tekstu i przemyślenie, skąd wziąć takiego księgowego, który pomoże zbudować Twoją własną inteligencję finansową. A o spółkach kapitałowych napiszę już za kilka dni .
Ireneusz Trąbiński, FinGroup sp. z o.o.
kontakt@fingroup.com.pl