O wyższości człowieka nad maszyną

„Rzeczpospolita” 7 grudnia 2015 podała, że „aż 98% małych i średnich firm źle ocenia moduły do raportowania dostępne w posiadanych systemach informatycznych.” Ta informacja mnie niezmiernie zdziwiła, że takie potrzeby są w ogóle badane.

Małe i średnie firmy bardzo rzadko – statystycznie – korzystają z jakichkolwiek systemów do raportowania. Właściciele/prezesi uważają, że;

– albo nie są im potrzebne żadne systemy, bo ich nos jest najlepszym miernikiem biznesu,

– albo comiesięczny bilans dostarczony przez księgową uważają za całkiem wyczerpującą wiedzę.

Natomiast informacja merytoryczna, że dostępne moduły są źle oceniane, nie dziwi mnie nic a nic. Dlaczego? To całkiem proste.

Każdy producent oferuje oprogramowanie , które pokrywa wymagania przepisów prawa i średnie standardy. Ewentualnie dopasowuje program do ekranu smartfona. Ale w ogóle nie rozróżnia specyfiki biznesowej.

Na przykład nasza firma korzysta z oprogramowania jednej z większych i renomowanej firmy na rynku. Ale wiele razy potrzebowaliśmy indywidualnego dostosowania, uwzględnienia specyficznej potrzeby naszego klienta, itd. Częścią naszych zleceń modyfikacji ta renomowana firma nie była w ogóle zainteresowana (za dużo pracy???), a za resztę kazali sobie płacić całkiem słono.

Jest też wiele mniejszych firm informatycznych, które mają jakiś produkt, który usiłują sprzedać każdej firmie, uważając, ze jest to produkt uniwersalny, dla każdego.

A w biznesie tak się nie da. Prawie każdy raport musi być inny od pozostałych, tak jak każda firma jest inna od pozostałych

Przykład: jeżeli w firmie jest 2 handlowców, to właściciela może zainteresować całkowity koszy jego Działu Sprzedaży. Jeśli handlowców jest 15, to ważne stają się koszty hoteli, paliwa, eksploatacji aut, itd. itp. Czyli może być jedna liczba, albo liczb osiem.

Przykład 2: w jednej firmie wpływ działu Marketingu na wypracowywaną marżę może być duży, w innej firmie marketing, jako funkcja biznesowa, w ogóle nie istnie (wtedy często w koszty marketingu w takich firmach wkłada się np. koszty sekretariatu, „bo odbierają telefony od klientów..” – cytat oryginalny!).

Bardzo łatwo wówczas nieefektywnie wykorzystywać czas, analizując dane ważne ale też i mnóstwo nieistotnych. Co gorsza, niewłaściwie konstruując raporty można zafałszować rzeczywiste wyniki finansowe albo mierniki funkcjonowania biznesu.

Dlatego dobrze skonstruowany raport jest zawsze wynikiem pracy człowieka, specjalisty od finansów firmy. Musi on najpierw poświęcić sporo czasu na rozmowę z właścicielem oraz osobami kluczowymi i ustalić, co jest w firmie ważne, jakie obszary są kluczowe i jaki mają realny wpływ na wyniki. Dopiero wówczas – w oparciu o ogólne standardy finansów przedsiębiorstwa oraz o standardy rachunkowości zarządczej – można przygotować model raportu. Następnie trzeba go przetestować praktycznie (bardzo często jeszcze życie wymusza konieczność poprawek). I dopiero wtedy taki raport może stać się wartościowym narzędziem do zarządzania firmą, niezbędnym dla każdego nowoczesnego przedsiębiorcy.

Nic dziwnego więc, że każdy raport jest inny

Dla jednej firmy ważne będzie mierzenie rentowności klientów, dla innych marże na sprzedaży poszczególnych produktów. Jedni muszą znać koszty we wszystkich aspektach (i wpływ ich poszczególnych elementów na wynik), dla innych firm koszty stałe są nieznacznym obciążeniem, za to płace są kluczowe, itd., itp.

Tak, że, drogi czytelniku, przyjmij za pewnik dwie sentencje:

– jeśli chcesz mieć dobrze zarządzaną firmę korzystaj z rachunkowości zarządczej (management accounts), czyli korzystaj z raportów,

– jeśli chcesz mieć dobrze zarządzaną firmę, poproś dobrego specjalistę od finansów (niekoniecznie księgowego),by – koniecznie we współpracy z Tobą, przygotował Ci raport/raporty skrojone indywidualnie, dla Twojej firmy.

Ireneusz Trąbiński

kontakt@fingroup.com.pl

.