Niby prosta sprawa – koszty stałe.
Wiele firm , zwłaszcza średniej wielkości, zmaga się z problemem wysokich kosztów stałych. Jeżeli marże na sprzedaży nie są bardzo wysokie, to często koszty stałe stają się poważnym obciążeniem.
Utrzymanie firmy to dwa rodzaje kosztów:
(w tym tekście nie zajmujemy się kosztami zmiennymi, ani obszarami te koszty obsługującymi, jak produkcja, logistyka czy sprzedaż)
– wydatki bardzo sztywne, np. czynsz za biuro, elektryczność, ogrzewanie , telefony czy Internet . Bez tych funkcji firma nie istnieje. Co więcej, są one immanentną „wewnętrzną” częścią kosztów. Na stałe. Można i wręcz należy tu szukać oszczędności i je optymalizować (np. poprzez dobrą zmianę dostawcy), ale z pewnością, trudno z nich zrezygnować.
– wydatki mniej sztywne, tj. koszty osobowe i okołoosobowe, w sferze utrzymania funkcjonowania firmy. Prezes, administracja/sekretariat, ich pokoje, biurka, komputery, a także wynagrodzenia. Bez tego tez trudno sobie wyobrazić firmę, prawda?
Historycznie tak się ukształtowało, że funkcjonuje pewien obiegowy model struktury organizacyjnej, który jest dominujący. Dla wielu przedsiębiorców oczywiste jest, że w firmie jest/musi być:
– księgowa,
– kadrowa,
– informatyk,
– radca prawny (ten nieco rzadziej, ale jednak),
co nie oznacza, że taka struktura jest najlepsza z możliwych.
Wiąże się to z coraz bardziej popularnym pojęciem: core business.
W zarządzaniu biznesem, jest oczywiste, że firma musi koncentrować swoją efektywność na podstawowym przedmiocie swojej działalności (core business’ie właśnie) i z tego czerpać maksimum korzyści. Reszta jest tylko dodatkowym kosztem.
Jeżeli masz, Czytelniku, firmę produkującą meble, to kluczowa jest marża uzyskana ze sprzedaży mebli. Jeżeli świadczysz usługi marketingowe, to najważniejsza jest marża uzyskiwana z projektu lub zleceń danego klienta (w przypadku stałej współpracy). Na tym trzeba koncentrować cały potencjał firmy i stosownie do tego budować strategię rozwoju swojego biznesu.
Jeżeli tak, to jak traktować opisane wyżej sprawy księgowe, kadrowe, informatyczne, itd.?
Otóż, tak jak w kwestii marż uzyskiwanych na core business’ie nie ma kompromisów, to w kwestii tych kosztów bardzo wskazana jest elastyczność. Przede wszystkim w myśleniu, a dopiero następnie w działaniu.
Weźmy za przykład dobrze mi znaną księgowość.
Po co w firmie potrzebna jest księgowość? Księgowość jest po to, by firma przestrzegała przepisów określonych – głównie – w ustawie o rachunkowości (i przepisów pochodnych). Księgowość jest po to, by agenda Skarbu Państwa, czyli urząd skarbowy, mógł sprawdzić, czy to prawo jest przestrzegane i czy należny podatek jest prawidłowo wyliczony. To ważna funkcja, bo jej zaniechanie zagraża wręcz istnieniu firmy.
Ale, zadajmy sobie niestandardowe pytanie: jak codzienna praca pani księgowej wpływa bezpośrednio na pracę robotników produkujących meble i na marże uzyskiwane ze sprzedaży tych mebli? Prawidłowa odpowiedź brzmi: nie wpływa w ogóle! Gdyż to nie jest core business firmy. No więc jak to traktować? Co z wyżej wspomnianą elastycznością?
Jak to wygląda tradycyjnie? Firma ma na etat księgową. Księgowa ma pokój, biurko, komputer. Komputer ma oprogramowanie. Obok leżą ryzy papieru, stoi szafa z dokumentami, na biurku kawa. To nie ironia, to tylko proste opisanie kosztów stałych. Policzycie ile to kosztuje firmę? Dodajmy do tego problemy związane z urlopem i zwolnieniami księgowej, koniecznością wymiany hardware’a i corocznych zmian w software’rze.
A jak to może wyglądać? Pomyśl, Szefie firmy, do czego Ci potrzebna księgowa na miejscu w firmie, przez 40 godzin tygodniowo i ile to jest dla Ciebie warte? Istnieje inne wygodne, choć obce słowo: outsourcing.
Jeżeli chcesz realizować funkcje księgowości, rozumiane jako przestrzeganie prawa na wysokim poziomie profesjonalizmu, by być bezpiecznym w relacjach z urzędem skarbowym, to ile zasobów firmy jesteś skłonny na to przeznaczyć? Zamiast utrzymywać w budżecie kosztów stałych pozycję: księgowość, opisaną 2 akapity wyżej i płacić, powiedzmy, 100, to może lepiej osiągnąć ten sam cel i płacić, np. 60? A zaoszczędzone 40 przeznaczyć na lepszą realizację core business’u?
Gdy wynajmiesz firmę finansowo-księgową, masz realizowane te same funkcje, a jednocześnie nie ponosisz żadnych dodatkowych kosztów (oprogramowania, papieru, elektryczności, itp., itd.), nie stresujesz się chorobą, czy urlopem pracownika. Możesz też dobrze zaplanować ten koszt.
I jednocześnie oszczędzasz całkiem sporą kwotę.
Oczywiście, może też być tak, jak zdradził mi szef jednej z firm: „ Gdy wiem, że w pokoju obok siedzi księgowa i są tam szafy z wszystkimi dokumentami, to czuję się jakoś bezpieczniej”. Policzyliśmy koszty. Koszt obsługi obszaru księgowego kosztuje jego firmę ok. 10-11 tysięcy miesięcznie. Gdyby zdecydował się na zlecenie tej usługi na zewnątrz, jego koszt wyniósłby ok. 5-6 tysięcy. Mój komentarz był taki: możesz sobie wynająć ochroniarza za 5 tysięcy miesięcznie. Jeżeli jest to konieczne i merytorycznie uzasadnione dla Ciebie lub firmy, by mieć ochroniarza, to wydatek 5 tysięcy to dobrze wydane pieniądze. Ale jeżeli robisz to tylko dla lepszego samopoczucia, to musisz mieć bardzo dużo pieniędzy, by pozwolić sobie na wydawanie 5 tysięcy miesięcznie dla lepszego samopoczucia.
I tak właśnie jest z księgowością, kadrami, informatykami, itd., itp. Znam dziesiątki firm, które utrzymują taki stan rzeczy, „bo tak zawsze było”, „bo tak wygodniej”. Ale niewielu uzasadniało to potrzebą racjonalnego prowadzenia firmy. Może wielu z nich nie słyszało o core business’ie? Może nie dotknęła ich jeszcze inteligencja finansowa?
Ireneusz Trąbiński
PS. Jednym z moich klientów jest polski oddział wielkiej japońskiej korporacji. Dla jego szefa, jest oczywiste, że utrzymywanie własnej księgowości byłoby i szkodliwe kosztowo, i angażowałoby jego czas i energię nie tam, gdzie jest to najbardziej potrzebne. Jest naszym klientem już ponad 5 lat. W tym czasie zwiększył obroty wielokrotnie J.