Krótki przewodnik po finansach firmy na 2015 rok

Czy wiecie, dlaczego firmy mają problemy i upadają?

70% firm (małych i dużych) zamyka się z jednego powodu. Z jakiego?

Podstawowym bezpośrednim problemem nie jest brak dobrego produktu: wszystkie te firmy produkują/oferują niezłe towary/usługi.

Podstawowym bezpośrednim problemem nie jest brak klientów: wszystkie te firmy mają plik wystawionych faktur na swoim biurku.

Podstawowym bezpośrednim problemem nie są marmurowe parapety i luksusowe auta na firmowym parkingu, czyli wysokie koszty.

Podstawowym, kluczowym powodem jest brak gotówki w kasie, czyli zły cash flow.

I nie chodzi o księgowy bilans przychodów i kosztów. Chodzi o faktyczny stan konta na rachunku bieżącym. Możemy mieć 100 tysięcy zysku księgowego (dostarczone produkty i wystawione faktury), ale jeśli klienci spóźnią się z płatnościami, to nasz cash flow leży.

Powiecie, że piszę rzeczy oczywiste. To, dlaczego, jak wykazują badania we wszystkich krajach (od Polski do USA) od 60 do 80% właścicieli upadających firm nie dopilnowuje tego „oczywistego” faktu? Czy nie orientują się, że nie ma gotówki w kasie na opłacenie bieżących płatności (pracownicy, ZUS i US nie lubią czekać), bank wypowiedział umowę kredytową (lub nie chce udzielić kredytu) a inne, teoretycznie możliwe, źródła finansowania, nie kwapią się do uruchomienia swoich zasobów?

Oczywiście orientują się. Ale zwykle za późno.

Bo zapytana księgowa od ręki sprawdzi na kontach księgowych i odpowie, że „mamy wystawionych faktur na 60 tysięcy, a faktury do zapłacenia oraz lista płac to 55 tysięcy, czyli mamy 5 tysięcy nadwyżki”. Tylko tak w życiu najczęściej bywa, że faktury wymagalne trzeba zapłacić natychmiast, a o wpływy trzeba walczyć za pomocą windykatorów albo prawników. Koło nieszczęścia się zamyka.

Dlatego „zaprawdę, zaprawdę powiadam Wam”: najważniejszą kwestią, o którą powinien się troszczyć właściciel/manager zarządzający w biznesie, to kontrola cash flow, czyli zapewnienie dodatniego przepływu gotówki.

Jak to robić, w różnych firmach, i na jakich narzędziach?

Temu ma służyć nasz krótki przewodnik.

(Rzeczywistość biznesowa jest skomplikowana, nawet dla malutkich, jednoosobowych firm, to jasne. Wiele czynników, o których nie wspominam, ma wpływ na sytuację firmy. Ale skupmy się na priorytetach, gdyż one determinują wszystko. O innych ważnych, ale nieco mniej, czynnikach będę pisał w kolejnych odcinkach).

Ruszajmy, więc:

1. Mała jednoosobowa firma, najczęściej działalność gospodarcza.

Prowadź sam albo daj żonie/mamie książkę przychodów i rozchodów. Gdyż służy głównie do wyliczenia należnego podatku, (czyli urzędowi skarbowemu :)), a nie Tobie do zarządzania finansami firmy.  Twoje biznesowe przychody i koszty są jednocześnie osobistymi przychodami i kosztami, ich oddzielenie jest praktycznie niemożliwe. Co możesz zrobić? Uruchom oddzielne konto w banku, na które będą wpływać wyłącznie wpływy z prowadzonej działalności gospodarczej (a nie np. pensja, jeśli jednocześnie jesteś gdzieś na etacie). Karty bankowej z tego konta używaj wyłącznie do zakupów firmowych (komputer, papier do drukarki, kawa i woda dla klientów itp.). Umów się na spotkanie z dobrą księgową, która doradzi Ci, jakie koszty możesz kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów.

2. Większa obrotami firma jednoosobowa, mała spółka cywilna (lub inna osobowa); albo dowolna, ale z rozdrobnionym biznesem, tj. z większą ilością dokumentów.

Znajdź dobrą (wystrzegaj się układów rodzinnych i towarzyskich! :)) księgową albo – jeszcze lepiej –biuro rachunkowe w pobliżu (blisko, żebyś zawsze mógł łatwo wpaść i zapytać o to i owo). W ten sposób, odpowiedzialność za prowadzenie księgowości spadnie na osobę wykwalifikowaną. Wymagaj nie tylko zaksięgowania dokumentów i wypełnienia stosownych deklaracji do US i ZUS. Wymagaj comiesięcznego bilansu i rachunku wyników. Każ sobie tłumaczyć, co zawierają. Zadawaj pytania, gdy czegoś nie rozumiesz. Oczekuj wsparcia, jak lepiej możesz prowadzić biznes, a nie „jak ma być zgodnie z przepisami”, gdyż jedno nie wyklucza drugiego. Każ sobie przygotowywać cykliczne zestawienia faktur przychodowych i kosztowych, z uwzględnieniem wyciągu bankowego, wraz z planowanymi terminami płatności. Musi być robiony tak czytelnie, abyś widział i rozumiał (!), jaki masz stan kasy i jakich ruchów możesz oczekiwać w przyszłości, przynajmniej na miesiąc do przodu.

(Uwaga! Od lipca 2014 ta działalność nie jest już licencjonowana. Przygotuj, więc dobrą umowę z zatrudnianym biurem rachunkowym; sprawdź, czy ma ono stosowne ubezpieczenie; zalecałbym także korzystanie z osób/firm, które mają wymagalną do 30 VI 2014 licencję Ministerstwa Finansów. Chyba nie chcecie, by Wasze księgi prowadził ślusarz albo kosmetyczka po tygodniowym kursie księgowości w urzędzie pracy?).  

3. Firmy (działalność gospodarcza lub spółki osobowe, także małe spółki z o. o.) z ugruntowana działalnością, przyzwoitymi obrotami i/lub skalą działalności.

Wykonuj, to, co opisałem w punkcie 2, ale na innym poziomie merytorycznym. Twoja księgowa, powinna być praktycznie partnerem, z którym można omówić projekty biznesowe nie tylko na poziomie przychodów i kosztów, ale także marż i rentowności. Dobre księgowe powinny mieć o tym wiedzę (Moim ulubionym pytaniem w firmach, do właściciela/prezesa/księgowego, to: „jaka była EBITDA za ostatni okres?”; nie uwierzylibyście, ilu księgowych wtedy pyta: „a co to jest eee-bida?”). Powinieneś, co tydzień dostawać raport cash flow, z uwzględnieniem należności, zobowiązań i przepływów gotówkowych w czasie (tzw. raport NZ). Warto już mieć kontakt ze specjalistą od finansów firmy i doradcą podatkowym, by – w miarę potrzeb – móc zweryfikować opinie księgowej oraz uzyskać doradztwo z innego niż księgowy punktu widzenia.

4. Regularne spółki z o. o. i inne kapitałowe.

Raport NZ, obowiązkowo. Także comiesięczny finansowy rachunek zarządczy (tzw. MA), bez którego wiedza o firmie jest bardzo ułomna. To wymaga systematycznej współpracy z ludźmi od finansów firmy. Ze względu na dużo niższe koszty, lepiej to robić w trybie outsourcingu, niż powiększać koszty o kolejne etaty.

O raporcie MA (także o NZ) i wiedzy z niego wynikającej pisałem dużo w poprzednich odcinkach bloga, nie będę, więc przedłużać niniejszego tekstu. Warto tam zajrzeć.

Jeśli już masz kontrolę nad cash flow, jeżeli wiesz, że nic ci nie grozi w przewidywalnej przyszłości, to jest nieźle. To dobry punkt wyjścia do zbudowania systemu kontroli kosztów stałych oraz marż i rentowności produktów, klientów, swoich handlowców. Czyli pełnego sukcesu Twojej własnej firmy J.

Wtedy będziesz mógł/mogła zająć się tym, co chcesz i co lubisz, a nie tym, co musisz.

Czego Ci z całego serca życzę.

.